Luôn sẵn sàng cho các cuộc hẹn với báo chí và chuẩn bị trước cho các tình huống để đưa ra những lời bình luận, trả lời những câu hỏi phỏng vấn của báo chí. Nếu các nhà báo không tiện đến văn phòng, hãy thu xếp để chủ động gặp họ;
Luôn nắm trước mục đích của mỗi lần tiếp xúc với nhà báo: Thông báo, thúc đẩy hay thuyết phục họ về một vấn đề nào đó? Mục đích cuối cùng của công tác PR là hoàn thiện hình ảnh của tổ chức trước công chúng. Nên nhớ rằng, các nhà báo cần có một bài báo có nội dung, có chiều sâu chứ không phải một bài quảng cáo. Vì vậy, cách tốt nhất cho phát ngôn viên là đóng góp một phần vào một câu chuyện lớn hơn như một bài phóng sự, một chuyên đề;
Cần tìm hiểu tại sao một nhà báo muốn nói chuyện với phát ngôn viên;
Phải có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong vòng tối đa một phút;
Phải tỏ ra hoàn toàn có sự quan tâm, hứng thú và tin tưởng đối với đề tài mà mình muốn nói. Nếu không tạo được niềm cảm hứng và tin tưởng cho bản thân mình thì sẽ khó có thể làm điều đó cho người khác;
Phải hiểu được nhiều yếu tố bên trong cũng như bên ngoài của đề tài mà phát ngôn viên đang đề cập đến. Nên phác thảo trước những thông tin cần cung cấp cho báo chí như các số liệu thống kê, các kết quả nghiên cứu hay các bằng chứng. Các thông tin này phải bảo đảm tính chính xác và độ tin cậy. Nên đưa vào những thông tin mang tính đối lập và tìm cách làm phủ nhận những thông tin này;
Không bao giờ nói rõ những điều mà phát ngôn viên không chắc chắn tuyệt đối 100%. Thay vào đó, nếu không có một câu trả lời cụ thể và rõ ràng, hãy nói với các nhà báo rằng sẽ trả lời cho họ sau hoặc chỉ cho họ tìm gặp người có thể đưa ra câu trả lời chính xác;
Luôn chuẩn bị tinh thần để trả lời những câu hỏi khó. Ngoài những câu xã giao mang tính cá nhân, đa phần các câu hỏi phỏng vấn về tổ chức của mình không phải là những câu hỏi để trả lời;
Ba thông điệp hàng đầu mà người phát ngôn muốn gửi đến cho báo chí phải được thể hiện một cách tích cực, có tính xây dựng, không mang tính phòng thủ và phải thật cô đọng, súc tích. Tránh dùng quá nhiều từ chuyên môn, gây khó hiểu. Trong lúc nói chuyện, nên dùng tên của tổ chức khi đề cập đến tổ chức của mình và tuyệt đối tránh dùng các đại từ thay thế như "nó", "chúng";
Cuối cùng, cần phải thực tập trước khi tiếp xúc với các nhà báo. Hãy tập dượt nhiều lần việc trả lời các câu hỏi, trình bày các lời tuyên bố, phát biểu của doanh nghiệp theo cách nói lớn và rõ ràng.
